Pourquoi automatiser le traitement de ses factures ?

Actuellement, le principe le plus populaire c’est « travailler moins pour gagner plus », l’automatisation des factures fait partie de ce domaine. Cette action ne concerne pas seulement la réduction considérablement des tâches chronophages, mais aussi l’augmentation des marges des cabinets d’expertise comptable. Ceci est certainement indispensable dans le système de management au sein d’une entreprise.

Qu’entend-on par automatisation de factures ?

L’automatisation de factures concerne le traitement de toutes les factures. Il s’agit de supprimer les processus manuels et d’établir un processus automatique avec des dispositifs comme les logiciels dédiés et sécurisés. Cela doit être exécuté de manière standard et sous format électronique et dans le but de rendre la communication nécessaire dans la gestion des exceptions, cela doit être de façon plus claire et rapide que possible.

Le processus doit concerner la dématérialisation des factures, l’édition de devis et factures, la saisie comptable (saisie des écritures de paie, des relevés bancaires, des écritures comptables, des factures), la gestion de la TVA, l’établissement du compte de résultat et du bilan ainsi que la gestion de paie. Le principal objectif dans l’automatisation comptabilité est la réduction des coûts liés à l’approbation et à la réception des factures. Ainsi, l’entreprise peut également garder le contrôle de ses aspects financiers, tout en améliorant ses relations fournisseurs. Pour plus d’information, cliquez ici.

Pourquoi automatiser le traitement de ses factures ?

Automatiser le traitement des factures est une solution permettant à l’entreprise de traiter de nombreuses factures de bout en bout, mais sans l’intervention humaine. Ce processus présente de nombreux avantages pour les employer de l’entreprise. Ceci permet d’automatiser la comptabilité de la société, d’optimiser les coûts en évitant les tâches répétitives, les chronophages et les tâches à faible valeur ajoutée. De plus, l’automatisation comptable est une technique qui réduit le nombre d’erreurs dans les chiffres (confusions, doublons, saisies incorrectes, formules, etc.).

Cette pratique permet d’accélérer la gestion comptable. Elle garantit aussi la conformité légale, cela grâce à la mise-à-jour automatique et régulière du dispositif. L’autre avantage de l’automatisation du traitement des factures est la facilité de la gestion collaborative comme la gestion des droits d’accès qui sert à ouvrir le logiciel aux personnes concerné, cela dans d’autres fonctionnalités concernant la saisie d’une note de frais, facturation, etc. En outre, ceci fluidifie les transferts de données entre l’entreprise et l’expert-comptable via un logiciel. Ce dernier peut y accéder directement en ligne pour pouvoir suivre les comptes en temps réel. Certains logiciels permettent l’accès aux données comptables en mobilité grâce à la présence d’une application mobile.

Comment procéder à l’automatisation de ses factures ?

Voici quelques étapes dans l’automatisation du traitement des factures. Il faut d’abord mettre en place la numérisation et l’enregistrement des factures. Pour ce faire, il est nécessaire de transformer les factures en documents électroniques, cela que ce soit des factures qui proviennent du portail des fournisseurs ou des réseaux commerciaux. Ils seront utiles tout au long du processus d’automatisation comptabilité. L’étape suivante consiste à valider et à codifier les factures. Ceci nécessite l’utilisation des informations de la facture par le logiciel (codes de l’article, numéro de contrat, numéro de commande, l’ID du fournisseur, etc.).

Il faut également passer par la résolution des écarts et l’approbation, l’autorisation de paiement, la communication avec les fournisseurs, les rapports et les analyses sur l’interface utilisateur intuitive, sur l’architecture ouverte et sur le système de classement flexible. Pour bien réussir l’automatisation comptable, il est très important d’utiliser un logiciel spécialisé. Cet outil permet à votre expert-comptable de collaborer avec vous et de vous donner des conseils, cela en partageant avec vous une interface commune. Vous pouvez aussi surveiller l’ensemble de vos dossiers et l’avancer de chaque tâche, etc.