# Comment effectuer la comptabilisation d’un dépôt de garantie
Le dépôt de garantie constitue un élément incontournable de la gestion immobilière et financière des entreprises. Qu’il s’agisse d’une location de locaux commerciaux, d’un bail professionnel ou d’une garantie bancaire, cette somme versée en amont nécessite un traitement comptable rigoureux. Entre les exigences du plan comptable général, les spécificités fiscales et les obligations réglementaires issues de la loi ALUR, vous devez maîtriser les subtilités de cet enregistrement pour assurer la conformité de vos états financiers. La comptabilisation correcte du dépôt de garantie impacte directement votre bilan, votre trésorerie et votre reporting financier, rendant indispensable une compréhension approfondie des mécanismes comptables associés.
Au-delà de la simple écriture comptable, le traitement du dépôt de garantie soulève des questions pratiques essentielles : comment distinguer un dépôt d’un cautionnement ? Quel compte utiliser selon la nature de l’opération ? Comment gérer les situations exceptionnelles comme les retenues, les litiges ou les non-restitutions ? Ces interrogations nécessitent une expertise technique solide, car une erreur de comptabilisation peut entraîner des conséquences significatives lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit comptable.
Cadre réglementaire et normes comptables du dépôt de garantie
Le traitement comptable des dépôts de garantie s’inscrit dans un cadre normatif précis, défini par le plan comptable général et complété par diverses réglementations sectorielles. Cette architecture réglementaire impose aux entreprises une rigueur méthodologique dans l’enregistrement et le suivi de ces opérations financières.
Distinction entre dépôt de garantie locatif et cautionnement bancaire
La distinction fondamentale entre dépôt de garantie et cautionnement repose sur leur nature juridique respective. Le dépôt de garantie représente une somme d’argent versée directement par le locataire au bailleur, constituant une créance remboursable en fin de bail. À l’inverse, le cautionnement bancaire engage un tiers (généralement un établissement financier) qui se porte garant des obligations du locataire sans immobiliser sa trésorerie. Cette différence fondamentale influence directement le traitement comptable : le dépôt impacte immédiatement votre actif immobilisé, tandis qu’un cautionnement bancaire peut figurer en engagements hors bilan.
Dans la pratique commerciale, vous rencontrerez également des variations hybrides comme les garanties à première demande ou les fonds de garantie spécifiques à certains secteurs d’activité. Chaque instrument présente des caractéristiques comptables distinctes qu’il convient d’identifier précisément avant toute comptabilisation. Les dépôts peuvent être fixes ou variables, indexés ou non, rémunérés ou non, autant de paramètres qui complexifient leur traitement comptable.
Application du plan comptable général (PCG) aux comptes 275 et 165
Le plan comptable général structure rigoureusement l’enregistrement des dépôts de garantie à travers deux comptes principaux. Le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés » accueille les sommes que votre entreprise verse à des tiers, tandis que le compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus » enregistre les garanties perçues de vos clients ou locataires. Cette symétrie comptable permet une traçabilité parfaite des flux financiers dans les deux sens de la relation contractuelle.
À l’actif du bilan, le compte 275 est classé parmi les immobilisations financières, alors que le compte 165 figure au passif, dans les dettes financières. Cette distinction actif/passif matérialise juridiquement la nature du dépôt de garantie : créance pour celui qui verse, dette pour celui qui reçoit. Le respect de cette logique est déterminant pour présenter des états financiers fidèles et cohérents, en particulier dans les entreprises soumises à l’audit légal ou à des covenants bancaires.
En pratique, les entreprises peuvent affiner leur suivi en créant des sous-comptes : 2751 « Dépôts », 2755 « Cautionnements », 1651 « Dépôts de garantie locatifs reçus », etc. Cette granularité facilite le rapprochement avec les contrats (baux commerciaux, contrats d’énergie, garanties sectorielles) et sécurise vos travaux d’inventaire. À la clôture de l’exercice, un inventaire physique et juridique des dépôts de garantie est vivement recommandé afin de vérifier leur existence, leur valorisation et leur éventuelle dépréciation.
Traitement selon les normes IFRS pour les entreprises internationales
Pour les groupes appliquant les normes IFRS, le dépôt de garantie conserve sa nature de créance financière, mais son traitement peut différer du PCG, notamment en matière de classement (courant / non courant) et de valorisation. Un dépôt de garantie de longue durée, par exemple sur un bail de 9 ou 12 ans, sera généralement présenté en « autres actifs non courants » s’il n’est pas récupérable dans les 12 mois. Ce reclassement permet de mieux refléter l’horizon temporel de la créance dans les états financiers consolidés.
Autre point clé : la valorisation au coût amorti. Lorsque le dépôt de garantie est significatif et versé sans intérêts ou à un taux inférieur au taux de marché, les IFRS peuvent conduire à actualiser ce flux financier. Autrement dit, vous comptabilisez initialement le dépôt à sa valeur actuelle, la différence avec le montant nominal étant étalée en charges ou produits sur la durée du bail. Ce mécanisme, souvent négligé dans les PME, devient incontournable pour les groupes cotés ou fortement internationalisés.
Enfin, dans le cadre d’IFRS 16 sur les contrats de location, le dépôt de garantie doit être distingué de la dette de loyers futurs et du « right-of-use asset ». Il ne vient pas diminuer la dette de location, mais reste comptabilisé à part comme actif financier. Cette séparation évite de brouiller la lecture des engagements locatifs et reste un point d’attention fréquent lors des audits de transition aux IFRS.
Obligations légales issues de la loi ALUR et décret n°2015-981
Pour les baux d’habitation, la loi ALUR et le décret n°2015-981 ont renforcé le cadre juridique du dépôt de garantie, avec des impacts indirects sur sa comptabilisation. Le montant est plafonné à un mois de loyer hors charges pour les logements nus, et les conditions de restitution sont strictement encadrées : délai de restitution de un ou deux mois selon la présence de réserves à l’état des lieux de sortie, pénalités en cas de retard, et obligation de justification des retenues. Même si ces règles visent surtout la relation bailleur/locataire, elles structurent votre gestion documentaire et la traçabilité des écritures.
Un point souvent oublié concerne la restitution partielle du dépôt de garantie lorsque des régularisations de charges sont encore en attente. Dans ce cas, vous pouvez conserver une quote-part limitée du dépôt en provisionnant les charges futures, à condition de pouvoir en justifier le calcul. Comptablement, cela impose un suivi fin entre ce qui relève d’une dette envers le locataire (compte 165) et ce qui deviendra, le cas échéant, un produit pour l’entreprise. Le respect de la loi ALUR sécurise ainsi vos écritures en cas de contestation ou de procédure judiciaire.
L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, modifié par la loi ALUR, prévoit par ailleurs la possibilité d’une capitalisation des intérêts sur certains dépôts de garantie réglementés (notamment en cas de consignation en Caisse des dépôts). Si ces intérêts sont dus au locataire, ils devront être identifiés comptablement comme un passif financier complémentaire et non comme un produit libre pour le bailleur. Ne pas isoler ces montants expose à des litiges et à des redressements lors des contrôles.
Écriture comptable initiale lors du versement du dépôt de garantie
Une fois le cadre réglementaire posé, la première étape opérationnelle consiste à enregistrer correctement le versement du dépôt de garantie. C’est à ce moment que se joue la bonne ventilation entre comptes de bilan et comptes de trésorerie. Un dépôt mal classé en charge (compte 6) au lieu d’être immobilisé en compte 275 vient fausser votre résultat, votre fiscalité et votre analyse de trésorerie. Autrement dit, une simple écriture mal paramétrée peut perturber l’ensemble de votre reporting.
Comptabilisation au débit du compte 275 « dépôts et cautionnements versés »
Lorsque votre entreprise verse un dépôt de garantie, l’écriture de base consiste à débiter le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés ». Vous enregistrez ainsi une créance immobilisée, récupérable en fin de contrat si toutes les obligations sont respectées. Ce compte appartient à la classe 2, aux côtés des autres immobilisations financières, ce qui souligne le caractère durable de l’immobilisation, souvent supérieur à un exercice comptable.
En contrepartie, le crédit sera généralement porté au compte 512 « Banque » si le paiement est direct, ou au compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations » lorsqu’une facture de dépôt de garantie est émise et réglée ultérieurement. Dans une logique « puriste », on enregistre d’abord la facture (275 / 404), puis le règlement (404 / 512). Mais dans la pratique, de nombreuses entreprises passent une écriture simplifiée : débit 275, crédit 512. L’essentiel est de rester cohérent dans le temps et de pouvoir justifier la chaîne des opérations.
Vous hésitez encore entre un enregistrement direct ou via un compte fournisseur d’immobilisations ? Posez-vous une question simple : le bailleur a-t-il émis une facture formelle de dépôt de garantie ? Si oui, le schéma 275 / 404 garantit une meilleure traçabilité, notamment en cas de contrôle ou de litige. Sinon, l’écriture directe 275 / 512 reste acceptable, à condition d’être clairement documentée dans le dossier comptable.
Traitement du dépôt de garantie dans le journal de banque
Dans le journal de banque, le dépôt de garantie est matérialisé par la sortie de trésorerie au crédit du compte 512 « Banque ». Le débit correspondant vers 275 permet d’assurer l’équilibre de l’écriture et d’identifier le flux comme immobilisation financière. En pratique, cet enregistrement est souvent importé automatiquement à partir des relevés bancaires, puis ventilé manuellement vers le bon compte de bilan lors du lettrage.
Une bonne pratique consiste à utiliser un libellé explicite dans le journal de banque : « Dépôt de garantie bail X – adresse », plutôt qu’un simple « Caution ». Ce soin apporté au libellé facilitera vos travaux de révision ultérieurs, surtout lorsque vous gérez plusieurs baux ou plusieurs sites. C’est un peu comme coller une étiquette précise sur un classeur : vous gagnez un temps précieux le jour où vous devez le rouvrir.
Enfin, pour les entreprises multi-établissements ou multi-activités, il peut être utile de paramétrer des modèles d’écritures dans votre logiciel comptable. Ainsi, chaque fois qu’un dépôt de garantie est versé, le schéma 275 / 512 avec le bon axe analytique et le bon libellé est appliqué automatiquement. Vous réduisez le risque d’erreur de saisie et standardisez votre traitement comptable.
Affectation analytique selon la destination du bien loué
Si votre entreprise utilise l’analytique (par activité, par centre de profit, par site), l’affectation du dépôt de garantie doit refléter la destination du bien loué. Un dépôt pour un entrepôt logistique ne sera pas analysé de la même manière qu’un dépôt pour un siège social ou qu’un showroom. Même si le compte 275 reste unique en comptabilité générale, l’analytique permet de rattacher ce dépôt à un centre de coûts ou à une unité d’exploitation donnée.
Concrètement, vous pourrez ainsi suivre, par axe analytique, l’ensemble des engagements locatifs associés à une filiale, une agence ou une ligne de produit. Cette information devient précieuse pour arbitrer un déménagement, une renégociation de bail ou une fermeture de site : vous savez immédiatement quels dépôts sont en jeu et quelle trésorerie sera récupérable. Vous voyez ici comment une « simple » écriture de dépôt de garantie nourrit, en réalité, vos décisions stratégiques.
À noter : l’analytique n’a pas d’impact sur la présentation des états financiers légaux, mais elle structure vos tableaux de bord internes. N’hésitez pas à harmoniser vos règles d’affectation (par exemple : tout dépôt lié à un bail commercial est rattaché au même centre analytique que les loyers correspondants). Cette cohérence facilitera les rapprochements entre charges de loyers, engagements hors bilan et immobilisations financières.
Documentation justificative et conservation du contrat de bail
Sur le plan documentaire, chaque dépôt de garantie doit être rattaché à un contrat de bail ou un document contractuel équivalent (conditions générales, avenant, convention de garantie). Cette pièce fait foi en cas de contrôle fiscal, d’audit ou de litige avec le bailleur. Elle doit préciser le montant du dépôt, les conditions de restitution, les modalités d’indexation éventuelle et les cas de retenue partielle ou totale.
Nous recommandons de conserver ces documents à la fois dans votre dossier juridique (baux, contrats) et dans votre dossier de révision comptable, idéalement sous forme dématérialisée. De plus en plus de logiciels de comptabilité ou de GED permettent de lier directement la pièce contractuelle à la fiche du compte 275 ou à l’écriture d’origine. En cas de question d’un auditeur (« À quoi correspond ce 275 de 30 000 € ? »), la réponse est immédiate et documentée.
Enfin, pensez à annexer à votre dossier de clôture un état récapitulatif des dépôts de garantie : bailleur, adresse du bien, montant, date de versement, échéance du bail, éventuels litiges. Cet état simple, mis à jour chaque année, sécurise vos travaux d’inventaire et vous évite de laisser « dormir » des cautions oubliées pendant des années.
Enregistrement comptable de la restitution du dépôt de garantie
Arrive ensuite le moment de la restitution du dépôt de garantie, à la fin du bail ou lors d’un changement de contrat. C’est une étape sensible, car elle combine aspects juridiques (conformité aux délais, justification des retenues) et aspects comptables (sortie d’immobilisation, impact éventuel sur le résultat). Selon que la restitution est intégrale, partielle ou nulle, les écritures seront différentes et devront être rigoureusement documentées.
Mouvement au crédit du compte 275 lors du remboursement intégral
Lorsque le dépôt de garantie est remboursé intégralement, l’écriture comptable est relativement simple. Vous créditez le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés » du montant initial du dépôt, ce qui solde la créance immobilisée, et vous débitez le compte 512 « Banque » pour constater l’encaissement. Aucun impact n’est enregistré au compte de résultat, puisque vous récupérez simplement une somme précédemment immobilisée.
En pratique, il est utile de rapprocher ce remboursement de l’écriture d’origine (versement) afin de s’assurer que le montant corresponde bien au dépôt initial. Si des intérêts ont été versés en sus (cas des dépôts rémunérés ou capitalisés), ils devront faire l’objet d’une écriture distincte en produits financiers. Ne mélangez pas dépôt remboursé et intérêts perçus dans une seule ligne, au risque de rendre votre suivi plus complexe.
Dans vos travaux de clôture, ce remboursement intégral sera également l’occasion de vérifier que le bail est bien clôturé, que les engagements hors bilan éventuels ont été mis à jour, et que les provisions ou dépréciations sur ce dépôt (compte 2975) ont été correctement reprises s’il y en avait.
Comptabilisation des retenues pour dégradations via le compte 6152
Lorsque le bailleur conserve une partie du dépôt de garantie pour couvrir des dégradations, vous devez ventiler cette portion non restituée entre perte de dépôt et éventuellement charges de travaux. Sur le plan juridique, la retenue doit être justifiée par des devis, factures ou constats d’état des lieux de sortie. Sur le plan comptable, il ne s’agit pas d’une charge de loyer supplémentaire, mais bien d’une perte liée à une immobilisation financière.
Le schéma le plus rigoureux consiste à créditer le compte 275 du montant total du dépôt initial, à débiter le compte 512 pour la partie remboursée, puis à débiter un compte de charges pour la partie non restituée. Selon la nature de la retenue, vous pouvez utiliser le compte 6152 « Entretien et réparations sur biens immobiliers » si la somme correspond à des travaux de remise en état à la charge du preneur. Cette approche permet d’analyser le coût réel d’occupation du bien, en intégrant les dégradations anormales.
Concrètement, si votre dépôt était de 5 000 € et que 1 000 € sont retenus pour des dégâts, l’écriture pourra être la suivante : débit 512 pour 4 000 €, débit 6152 pour 1 000 €, crédit 275 pour 5 000 €. Vous enregistrez ainsi une charge supplémentaire liée à l’entretien, tout en soldant la créance d’immobilisation. Cette méthode est plus parlante en gestion que de comptabiliser la perte en charges exceptionnelles, surtout si ces situations sont récurrentes.
Gestion des intérêts générés sur le dépôt selon l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989
Dans certains cas, notamment pour les baux d’habitation soumis à l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, le dépôt de garantie peut produire des intérêts, par exemple lorsqu’il est déposé sur un compte spécifique ou capitalisé. La question se pose alors : à qui appartiennent ces intérêts et comment les comptabiliser ? En principe, lorsque le texte prévoit que les intérêts reviennent au locataire, ceux-ci ne constituent pas un produit pour l’entreprise bailleur.
Pour l’entreprise qui verse le dépôt, les intérêts perçus à la restitution peuvent être comptabilisés en produits financiers, par exemple au compte 762 « Revenus des autres immobilisations financières ». Il conviendra alors d’isoler, lors de l’encaissement, la part correspondant au dépôt remboursé (débit 512 / crédit 275) de celle correspondant aux intérêts (débit 512 / crédit 762). Vous reflétez ainsi correctement la nature du flux : récupération d’une créance d’un côté, gain financier de l’autre.
Pour l’entreprise qui reçoit le dépôt et qui serait tenue de reverser les intérêts au locataire, ces montants n’ont pas vocation à être comptabilisés en produits, mais plutôt en dettes financières complémentaires vis-à-vis du locataire (compte 165 ou sous-compte dédié). Vous évitez ainsi de gonfler artificiellement votre chiffre d’affaires ou vos produits financiers avec des sommes qui seront, in fine, restituées.
Traitement des cas particuliers et litiges sur dépôts de garantie
Dans la vie d’une entreprise, tout ne se déroule pas toujours comme prévu : litiges, contestations, retards de restitution, situations de cession-bail… Autant de cas particuliers qui nécessitent un traitement comptable adapté. Le dépôt de garantie, pourtant simple en apparence, peut rapidement devenir un sujet complexe dès qu’un désaccord naît entre bailleur et locataire. C’est dans ces situations de « zone grise » que votre maîtrise des schémas comptables fait la différence.
Provisionnement des montants contestés au compte 481
Lorsque la restitution du dépôt de garantie fait l’objet d’un litige sérieux (désaccord sur l’état des lieux, contestation du montant des travaux, procédure judiciaire), il n’est pas toujours possible de solder immédiatement le compte 275 contre le compte 512. Dans ce cas, une part du dépôt peut être considérée comme « en suspens » et faire l’objet d’un reclassement ou d’un provisionnement. Le compte 481 « Charges et produits à régulariser » est souvent utilisé comme zone tampon pour matérialiser cette incertitude.
Par exemple, si vous estimez probable que seule une partie du dépôt sera restituée, vous pouvez reclasser la fraction contestée du 275 vers le 481 en fin d’exercice. Ce reclassement n’a pas d’impact direct sur le résultat, mais il permet de distinguer les dépôts « sains » de ceux en litige. En parallèle, si le risque de non-restitution totale ou partielle devient significatif, vous pouvez passer une provision pour dépréciation au compte 2975, avec contrepartie en 68662 « Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations financières ».
Vous vous demandez quand déclencher ce provisionnement ? Comme pour toute provision, il doit reposer sur des éléments objectifs : courrier de mise en demeure, contestation formelle, expertise contradictoire, procédure judiciaire en cours. L’objectif est de présenter un bilan prudent, mais pas excessivement pessimiste, en appliquant le principe de prudence sans déformer la réalité économique.
Comptabilisation des dépôts de garantie non restitués en produits exceptionnels
Dans certaines situations, le dépôt de garantie n’est jamais restitué, par exemple en cas de manquements graves au bail, de résiliation avec faute ou d’abandon de locaux en mauvais état. Pour l’entreprise qui versait le dépôt, cette non-restitution se traduit par une perte définitive d’immobilisation financière. Pour l’entreprise qui recevait le dépôt, cette somme devient un produit acquis, généralement exceptionnel.
Du côté du preneur, la sortie du dépôt de garantie se traduit par le crédit du compte 275 et le débit du compte 6756 « Valeurs comptables des éléments d’actifs cédés – immobilisations financières » (ou du compte 667 à compter des exercices ouverts en 2025). Si une provision pour dépréciation avait été constituée, elle doit être reprise en 78662, de manière à ne pas constater deux fois la même charge. Le résultat final reflète ainsi une perte nette correspondant à la partie du dépôt réellement abandonnée.
Du côté du bailleur, lorsque le dépôt est définitivement acquis, vous débitez le compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus » pour solder la dette envers le locataire et vous créditez un compte de produits. Selon la nature de l’opération et votre plan comptable, il peut s’agir d’un compte 758 « Produits divers de gestion courante » ou d’un compte 77 « Produits exceptionnels ». Si la retenue correspond à des loyers impayés, il peut être plus cohérent de l’affecter au compte 706 « Prestations de services » ou 755, afin de replacer ce produit dans la logique du contrat initial.
Gestion des dépôts de garantie dans les opérations de cession-bail
Les opérations de cession-bail (sale and leaseback) présentent une configuration particulière : l’entreprise cède un actif immobilier, puis le reprend en location auprès de l’acquéreur. Dans ce contexte, un dépôt de garantie peut être exigé au titre du nouveau bail, alors même que l’entreprise était auparavant propriétaire du bien. Comptablement, ce dépôt doit être isolé de la plus ou moins-value de cession liée à l’opération de sale and leaseback.
Au moment de la mise en place du bail dans le cadre d’une cession-bail, le dépôt de garantie est enregistré comme tout autre dépôt : débit du compte 275, crédit du compte 512 ou 404. Il ne vient pas minorer la dette de loyers futurs ni la plus-value éventuellement constatée sur la cession de l’immeuble. En IFRS, là encore, il sera classé dans les « autres actifs financiers » et traité de manière distincte du droit d’utilisation (right-of-use asset) reconnu au titre d’IFRS 16.
En cas de sortie anticipée du contrat de cession-bail, de renégociation profonde ou de rachat de l’actif, le suivi du dépôt de garantie doit faire l’objet d’une attention particulière. Vous devrez vérifier s’il est restitué intégralement, compensé avec des pénalités ou des loyers résiduels, ou conservé pour dégradations. Chaque scénario donnera lieu à une écriture spécifique, qui se combinera avec les impacts parfois significatifs de la décomptabilisation du droit d’utilisation et de la dette de location.
Intégration du dépôt de garantie dans les états financiers et déclarations fiscales
Au-delà des écritures au fil de l’eau, la comptabilisation d’un dépôt de garantie doit être correctement reflétée dans les états financiers annuels et les déclarations fiscales. C’est à ce niveau que se joue la cohérence d’ensemble : un dépôt bien enregistré mais mal présenté au bilan ou mal retraité dans le liasse fiscale peut créer des incohérences, voire des points de vigilance en cas de contrôle.
Dans le bilan, les dépôts de garantie versés (compte 275) apparaissent à l’actif, dans la rubrique « Autres immobilisations financières », ventilés en courant / non courant selon leur échéance. Les dépôts de garantie reçus (compte 165) figurent au passif, dans les dettes financières. L’annexe doit commenter les montants significatifs, notamment lorsque des litiges ou des provisions pour dépréciation sont en jeu. Un tableau de variation des immobilisations financières peut aussi détailler les dépôts de garantie entrants et sortants sur l’exercice.
Sur le plan fiscal, le dépôt de garantie versé n’est pas une charge déductible tant qu’il est récupérable : il ne transite pas par le compte de résultat. La charge ne naît qu’en cas de non-restitution (perte de dépôt) ou, plus rarement, de dépréciation admise fiscalement. À l’inverse, pour le bailleur, le dépôt de garantie reçu n’est pas un produit imposable au moment de l’encaissement, puisqu’il s’agit d’une dette potentielle envers le locataire. Il ne devient imposable qu’à hauteur des sommes définitivement acquises (retenues non restituées, dégradations, impayés couverts par la caution).
Enfin, dans vos déclarations (liasse fiscale, états annexes, fichiers des immobilisations), il est utile de distinguer clairement les dépôts de garantie des autres créances financières. Cette distinction facilite le travail de l’administration en cas de contrôle et limite les demandes d’explications. En pratique, un suivi soigné des dépôts de garantie vous fait gagner en sérénité : vous savez à tout moment quels montants sont immobilisés, quels risques pèsent sur leur restitution et quel impact ils auront, demain, sur votre résultat et votre trésorerie.